会议室预订系统变得越来越普遍
2020-03-29会议室预订系统变得越来越普遍
在公司日常工作中,会议虽然让人生厌,但是必不可少的,努力去安排会议可能会非常令人懊恼,但并不一定那么费劲。
我们确实讨厌开会,这一点在很大程度上是毋庸置疑的。据估计,我们花费了大约35%的工作时间在会议上。67%的会议被认为未能达成目标。超过90%的人在会议上做其他事情,比如查看电子邮件;并且,显然,接近40%的人承认他们在打瞌睡;并且:如果会议室设备出现问题呢?最近的一项研究发现,在处理棘手的技术时,十分之九的上班族会感到压力极大。
小型会议室的兴起势不可挡,它强调的是即兴的非正式合作,这或许让我们忽略了一个事实,即正式的、预定的会议仍然是许多组织的命脉。也许情况也是如此,随着劳动力中的移动或远程工作人员越来越多导致电话会议数量不断增加,我们已经忘记了在物理,而不是虚拟环境中仍然进行了多少次会议。
随着时间的推移变得更容易
随着时间的推移,安排会议无疑会变得更加容易。曾经有一段时间,有可能花费数小时试图让同事就他们是否有空开会达成共识,这不可避免地意味着让会议比预期更加推迟。在微软等公司系统中共享日程表如Outlook或谷哥G Suite的出现在某种程度上具有变革性。从理论上讲,每个人的可用性只需点击几下即可。两个系统也允许创建会议室日程,可以类似地确定其可用性以及关闭的日期/时间。只需要会议室交给智能管理系统就能解决安排会议的问题。
但是,走遍任何大型总部的走廊,总会找到日程表上显示已被预订的会议室,但是没人用。此外,还有一个关于谁预订房间的激烈讨论。还有,会议室门上的印刷标志表明它正在使用,但是里面没有人。在拐角处,一小群人正焦急地盯着每个会议室,希望找到一个备用。
你甚至可能偶然发现一个迷失的员工,也许是组织的新员工,在一个重要会议上已经迟到了,但是找不到会议房间。
尽管上面提到了技术上的挫折,但是随着制造商越来越注重易用性、即插即用的解决方案,会议体验无疑已经得到了改善,即使是技术上具有挑战性的产品也能驾驭这些解决方案。某电信公司今年早些时候发布的一份报告显示,80%的高管会优先考虑提高生产力,如果他们担任首席执行官的话90%的人认为移动工具和协作服务正在实现这一目标。
但会前经验是什么?我们在安排会议方面是否也取得了同样的进展,从而提高了效率,特别是在预订房间方面让人担心的区域,这些区域似乎总是供不应求?某种形式的自动化可以解决后一个问题吗?本月,我们有八个会议会议室预订系统提供商,帮助您比较和对比他们的产品。
细节决定成败
所有这些都不可避免地共享某些基本功能。有些只是硬件,有些是软件,有些是两者兼而有之。所有都与Microsoft Exchange兼容。细节必然决定成败,一种解决方案与另一种解决方案的区分因素。这可能源于电子墨水显示器从易于安装到定制选项的可持续性。在企业环境中,安全性将是一个关键考虑因素。鉴于之前提到的员工流动性,补充解决方案的移动应用程序的可用性可能至关重要。与占用传感器集成的能力,这样似乎已被预订的房间可被识别为无人使用,因此解除了在使用状态可以避免尝试安排会议的挫折之一。
许多解决方案都具有报告功能,可以让管理层深入了解房间使用情况,这些信息对于规划未来的空间需求至关重要。这可能与房间会议室预订系统本身一样有价值。
而且,当然还有定价,在很多情况下,只需一个屏幕即可开始使用,成本仅为8000元。一些制造商提供直接购买,其他制造商则寻求定期许可费。然而:毫无例外地,这些解决方案看起来非常实惠,如果确实提高了生产率,并且空间使用得到改善,那么应该将支出视为投资,而不是成本。
有点超出我们展示范围的是,一个简单的房间预订解决方案如何将其范围扩展到远远超出企业环境的范围而变得更加成功的一个例子。畅销的会议和房间预订系统也是当地政府数字化转型项目的核心,其广泛的能力并非适合所有人。
没有会议室安排解决方案将意味着您参加的每次会议都将确保您不会因PPT而导致会议失败,您值得花时间在这上面,或者它将提供它应该提供的结果。但是,鉴于会议是一种必要的过程,它至少可以为提高生产力做出一些贡献并让生活更轻松。